Zákon 122/2013 Z.z. o ochrane osobných údajov - evidenčné listy

Autor: Daniel Schikor | 3.9.2014 o 14:58 | Karma článku: 8,75 | Prečítané:  1309x

Evidenčné listy informačných systémov sú jedným z dokumentov, ktoré je potrebné vytvoriť podľa Zákona 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov. Mnoho ľudí ich považuje za zbytočnú byrokraciu. Ja by som to tak nevnímal.  Dokonca sa domnievam, že môžu byť výbornou pomôckou pre zamestnancov pri práci a manipulácii s osobnými údajmi.

Načo teda vlastne slúžia evidenčné listy informačných systémov? Ako už názov napovedá, ide o to, aby ste si urobili evidenciu alebo lepšie povedané sumár informačných systémov, v ktorých máte osobné údaje. Pri ich tvorbe je potrebné si uvedomiť, čo vlastne informačný systém osobných údajov je. Takýto informačný systém inak povedané je vlastne  agenda, v ktorej sa spracovávajú osobné údaje za určitým účelom, pričom je jedno v akej forme, teda či ide o osobné údaje v elektronickej forme (konkrétny elektronický informačný systém, Word lebo Excel) alebo v papierovej forme.

Evidenčné listy, ako som už spomenul, uľahčujú manipuláciu s osobnými údajmi, pri ktorej ste  povinní dodržiavať okrem iných aj nasledovné ustanovenia zákona:            

§6 hovorí o povinnostiach subjektu (prevádzkovateľa), ktorý spracováva osobné údaje. Podľa tohto paragrafu je jeho povinnosťou pred začiatkom spracovania osobných údajov určiť si účel a rozsah osobných údajov, ktoré bude spracovávať. Táto skutočnosť sa zaznamenáva práve do evidenčného listu -  tabuľka III. ÚDAJE O INFORMAČNOM SYSTÉME OSOBNÝCH ÚDAJOV - Účel spracúvania osobných údajov/ Zoznam osobných údajov (alebo rozsah).    

§10 a §11 hovorí o tom, že môžete spracovávať osobné údaje len s predchádzajúcim súhlasom daného človeka (dotknutej osoby).  Samozrejme existujú výnimky z tohto ustanovenia a jednou z nich je aj tá, že môžete spracovávať osobné údaje, pokiaľ vám to nariaďuje nejaký osobitný zákon. Čiže, ak existuje nejaký zákon (napr. daňový zákon, zákon o sociálnom poistení a pod.), ktorý vám určuje, aké osobné údaje máte spracovávať a za akým účelom, nepotrebujete súhlas dotknutej osoby na to, aby ste jej osobné údaje mohli spracovávať. No a práve táto skutočnosť je uvedená v evidenčnom liste – tabuľka III. ÚDAJE O INFORMAČNOM SYSTÉME OSOBNÝCH ÚDAJOV - Právny základ spracúvania osobných údajov.

Podľa §12 a §10 môžete zverejniť, sprístupniť alebo poskytnúť osobné údaje len s predchádzajúcim súhlasom dotknutej osoby, pokiaľ to nenariaďuje nejaký osobitný zákon. Túto skutočnosť opäť poznačíte do evidenčného listu. Je to tabuľka -  IV. SPRACOVATEĽSKÉ OPERÁCIE S OSOBNÝMI ÚDAJMI - Poskytovanie osobných údajov/ Sprístupňovanie osobných údajov/ Zverejňovanie osobných údajov. Do tabuliek vpíšete, komu konkrétne osobné údaje poskytujete, sprístupňujete, alebo kde ich zverejňujete, a ak existuje právny základ t.j. zákon, ktorý vám nariaďuje poskytovanie osobných údajov, tak to napíšte do stĺpca právny základ. Pokiaľ právny základ neexistuje, tak do tohto stĺpca napíšete ako právny základ súhlas dotknutej osoby alebo zmluvu so sprostredkovateľom. Pokiaľ zverejňujete, sprístupňujete alebo poskytujete osobné údaje   o zamestnancoch, tak môže byť právnym základom aj §12 odsek 3) zákona 122/2013 Z. z., ktorý umožňuje zverejniť osobné  údaje  v rozsahu  titul,  meno,  priezvisko, pracovné, služobné alebo funkčné zaradenie, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo alebo elektronickú poštu na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, ak je to  potrebné v súvislosti s plnením pracovných, služobných alebo funkčných povinností dotknutej osoby.

Zákon taktiež rieši problematiku prenosu osobných údajov do tretích krajín. Táto sa týka hlavne zahraničných spoločností pôsobiacich na území Slovenskej republiky, pre ktoré je tento prenos nevyhnutný, ale nielen ich. Pokiaľ sa to deje, tak aj táto skutočnosť je podchytená v evidenčnom liste informačného systému – tabuľka IV. SPRACOVATEĽSKÉ OPERÁCIE S OSOBNÝMI ÚDAJMI - Cezhraničný prenos osobných údajov, kde vypíšete, komu poskytuje osobné údaje a na základe čoho sa to deje.

Dobre vyplnený evidenčný list informačného systému je dobrým návodom pre zamestnancov ako nakladať s osobnými údajmi, a hlavne zamestnanec má prehľad o tom, komu môže osobné údaje sprístupniť alebo poskytnúť a komu nie. V prípade nástupu nového pracovníka mnohokrát stačí mu len dať príslušný evidenčný list, aby sa vedel rýchlo zorientovať v problematike osobných údajov, s ktorými má pracovať.

Ďalšie súvisiace články:

Zákon 122/2013 o ochrane osobných údajov - oznamovacia povinnosť

Nový zákon 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov

 

Páčil sa Vám tento článok? Pridajte si blogera medzi obľúbených a my Vám pošleme email keď napíše ďalší článok
Pridaj k obľúbeným

Hlavné správy

PLUS

Kupujúci Japonec? Neexistuje, tvrdia stánkari z vianočných trhov

Strávili sme jeden deň so stánkarmi, aby sme zistili ako vidia návštevníkov spoza svojich pultov.

EKONOMIKA

Deti boháčov majú vlastnú sieť, stojí za ňou Slovák

Byť bohatým je nuda, keď vás nikto nevidí.


Už ste čítali?